Gulfstream Group / Assistant(e) de direction polyvalente – office manager à Nantes
Chef d’orchestre de tout le groupe sur le plan humain, sur le plan organisationnel et sur le plan matériel
En proximité et totale confiance avec la Direction et le Président de l’agence, vous aurez à cœur d’animer et de fédérer les équipes internes pour que chacun s’épanouisse dans son job.
Responsable, garant de la culture et de l’image de l’agence, vous serez un maillon essentiel pour porter et nourrir nos valeurs et notre discours.
Vous coordonnerez et animerez avec une énergie positive les différents projets et chantiers de l’agence.
QUALITÉS
- Dynamisme et réactivité
- Leadership naturel, capacité à fédérer et animer les équipes interne
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Proactivité et anticipation : Prise d’initiatives et force de proposition
- Agilité et rigueur : capacité d’organisation et de priorisation
- Capacité à faire des feedbacks, du follow up auprès des équipes
- Maîtrise parfaite des outils bureautique (suite office 365)
- L’anglais est un plus
ATTENDUS
Administratif/moyens généraux
- Gestion du standard et du courrier
- Gestion et commande des fournitures
- Gestion des bureaux (3 plateaux de 350 m2 et 1 plateau de 100 m2) : travaux, aménagement, équipement…
- Gestion des prestataires et négociations des prix :
- sanitaires,
- travaux de maintenance
- Entretien /nettoyage
- agence de voyage
- fournitures
…
- Inventaire des besoins informatiques avec la DSI (dont Gestion du stock et de l’affectation du matériel : PC, téléphones, petits matériels)
Relation avec la Direction
- Gestion des demandes de la direction
- Gestion de l’agenda du Président (prises de rdv, déjeuners)
Animation et chantiers agence
- Animation de la vie d’agence :
- Organisation et compte rendu des réunions de direction
- Pilotage de groupes de travail en mode projet : Organisation des réunions, compte rendu, suivi
- Organisation des moments de teambuilding
- Organisation des séminaires groupe
- Organisation des events client
- Communication : gestion de la relation avec la rédactrice de la newsletter et planification des newsletters internes
- Contribution à l’administration du personnel via SILAE RH RPO
- suivi de l’onboarding et de l’offboarding
- Gestion des demandes de création de comptes informatiques
- Mise à jour des annuaires internes (ex.trombinoscope)
- Gestion du livret d’accueil et du livret sur les process informatiques
- Suivi du télétravail
- Gestion des formations groupe : budget, volets administratifs (AFDAS)
- suivi de l’onboarding et de l’offboarding
- Gestion de L2P (logiciel de facturation) aux côtés du DSI et du Responsable Financier
- Position de référente auprès des agences
- Relais d’information auprès des équipes
- Chantier RSE :
- Soutien au lead projet
- Gestion et pilotage de l’enquête sociale aux côtés de la Responsable Intégration et culture groupe et du Directeur de Gulfstream Corporate
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et ses missions, et que votre profil vous semble correspondre aux attentes, merci d’envoyer CV + lettre de motivation à vpoirot@gs-com.fr avec la référence suivante dans l’objet du mail : ADDOM-GSG-C&M
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